Document-to-register map

Дата: 2026-06-01

Документ связывает data room, операционные реестры, финансовую модель, HR workbook и управленческие решения. Главный принцип: важный документ не должен быть просто файлом в папке. Он должен иметь владельца, статус, контрольные поля и отражение в реестре.

1. Управленческое правило

Если документ создает, меняет или подтверждает право, обязательство, платеж, срок, налоговую позицию, кадровое решение, технический риск или банковский ковенант, он попадает в реестр.

Исключения допустимы только для справочных материалов, публичных источников и черновиков, которые не используются для решений.

2. Единая логика идентификаторов

Тип	Формат ID	Пример
Document	`DOC-YYYY-NNNN`	`DOC-2026-0001`
Contract	`CTR-YYYY-NNNN`	`CTR-2026-0001`
Payment	`PAY-YYYY-NNNN`	`PAY-2026-0001`
Risk	`RSK-YYYY-NNNN`	`RSK-2026-0001`
Decision	`DEC-YYYY-NNNN`	`DEC-2026-0001`
Change order	`CO-YYYY-NNNN`	`CO-2026-0001`
Related-party transaction	`RPT-YYYY-NNNN`	`RPT-2026-0001`
HR item	`HR-YYYY-NNNN`	`HR-2026-0001`
Bank covenant	`COV-YYYY-NNNN`	`COV-2026-0001`

ID должен быть одинаковым в названии файла, master index и соответствующем реестре, если документ участвует в операционном процессе.

3. Карта разделов data room

Data room section	Key documents	Primary register	Secondary register	Owner	Mandatory fields
`00_index`	Master index, access log, release snapshots	Document register	Expert review tracker	Project office	doc ID, owner, status, confidentiality, version, external release
`01_corporate`	Устав, решения, UBO, структура владения, entity passport	Entity passport / document register	Decision register	Legal	entity, owner, approval, validity, signer, related-party flag
`02_land`	ЕГРН, title chain, договор земли, ГПЗУ, ограничения	Land DD checklist	Contract register / risk register	Legal	кадастровый номер, право, encumbrance, seller, CP, go/no-go
`03_permits`	Разрешения, уведомления, ТУ, согласования	Permit tracker	Risk register	Technical customer	authority, due date, dependency, status, expiry, responsible
`04_design`	Проектная документация, экспертиза, BIM/files, design changes	Design issue register	Change order register	Technical customer	version, stage, approved by, issue, cost/schedule effect
`05_bank`	Term sheet, кредитный договор, ковенанты, отчеты банку	Covenant register	Bank monthly report	CFO	covenant, limit, actual, breach risk, report date, waiver
`06_financial_model`	Финмодель, assumptions, sensitivities, model change log	Model version log	Decision register	CFO	model version, scenario, key outputs, approval, changed assumptions
`07_tax_accounting`	Tax memo, VAT register, первичка, учетная политика	Tax/VAT register	Related-party register	Tax/accounting	tax position, amount, basis, primary doc, risk color
`08_contracts`	Договоры, приложения, акты, допсоглашения	Contract register	Payment register / risk register	Legal	counterparty, amount, VAT, term, owner, obligations, approval
`09_construction`	ГП, субподряд, КС, график, change orders, QA/QC	Change order register	Contract/payment/risk registers	Technical customer	package, contractor, cost, schedule, approval, evidence
`10_sales_marketing`	Прайс-листы, ДДУ, CRM export, ипотека, рассрочки	Sales register	Escrow/bank report	Sales director	unit, price, discount, escrow, DDU status, buyer category
`11_related_party`	Карточки внутригрупповых сделок, market evidence, approvals	Related-party register	Tax register / decision register	CFO + Legal	business purpose, pricing basis, function, risk, approval
`12_governance`	Инвесткомитет, budget approvals, authority matrix	Decision register	Document register	CEO / Project office	decision ID, quorum, subject, amount, owner, conditions
`13_hr_admin`	Штатка, доступы, onboarding/offboarding, KPI, ФОТ	HR workbook	Access log	HR	role, department, access level, start/end date, personal data flag
`14_risks_claims`	Претензии, споры, risk memos, insurance	Risk register	Contract register / decision register	Legal / Risk owner	risk owner, probability, impact, mitigation, claim amount
`15_commissioning_handover`	Ввод, ЗОС, РВЭ, передача УК, warranty docs	Commissioning tracker	Risk/contract registers	Technical customer	authority, date, defects, responsible, handover status
`16_closure_archive`	Closure memo, liquidation docs, archive handover	Closure checklist	Document register	Legal + CFO	closure condition, tax clearance, debt, archive location

4. Обязательные поля document register

Минимальный состав:

Field	Why it matters
Document ID	Единая ссылка во всех реестрах
File path	Где лежит документ
Document name	Человеческое название
Section	Раздел data room
Version	Контроль актуальности
Status	Черновик, review, approved, signed, superseded
Owner	Кто отвечает за полноту и обновление
Approver	Кто утвердил
Confidentiality	Класс доступа
Related register	Где отражены обязательства/риски/деньги
Counterparty	Если применимо
Amount	Если применимо
VAT flag	Если применимо
Related-party flag	Если применимо
Decision ID	Если документ утвержден решением
External release allowed	Можно ли выдавать вовне
Retention rule	Срок и логика хранения

5. Обязательная связка по типам документов

Document type	Must link to	Control question
Договор	Contract register, payment register, decision register	Кто утвердил обязательство и как оно влияет на бюджет?
Допсоглашение	Contract register, change order register, decision register	Что меняется: цена, срок, объем, ответственность?
КС/акт	Contract register, payment register, construction register	Есть ли подтверждение объема и право на оплату?
Счет/платеж	Payment register, contract register	Есть ли договор, акт/основание, лимит бюджета?
Term sheet банка	Covenant register, financial model, decision register	Что меняется в ставке, лимитах, covenants, DSCR/LTV?
Финмодель	Model version log, decision register	Какая версия была утверждена и на какие решения повлияла?
Tax memo	Tax register, related-party register	Есть ли деловая цель, первичка и позиция по НДС/прибыли?
Related-party card	Related-party register, tax register, decision register	Есть ли реальная функция и рыночность?
Прайс-лист	Sales register, decision register	Кто утвердил цену и скидочные полномочия?
ДДУ/сделка продажи	Sales register, escrow report	Деньги попали на эскроу и отражены в sales funnel?
Change order	Change order register, contract register, budget/model	Кто утвердил влияние на цену/срок?
Претензия	Risk/claim register, contract register, legal file	Какая сумма риска, срок ответа и стратегия?
HR access request	HR workbook, access log	Доступ выдан по роли и закрывается при offboarding?
Решение комитета	Decision register, relevant registers	Все условия решения выполнены и доказательства приложены?

6. Красные флаги связки

Подписанный договор есть в data room, но его нет в contract register.
Платеж есть в payment register, но нет договора/акта/решения.
Change order увеличивает бюджет, но финмодель не обновлена.
Term sheet банка обновлен, но covenant register и модель остались старыми.
Related-party договор есть, но нет карточки деловой цели и рыночности.
Tax memo есть, но первичка и договоры не привязаны.
Прайс-лист утвержден, но в sales register скидки живут отдельно.
Внешнему эксперту выдан документ, но release log пустой.
Документ помечен approved, но approver/decision ID отсутствует.
Персональные данные лежат в общем разделе без ограничения доступа.

7. Процесс добавления нового документа

Определить раздел data room и owner.
Присвоить document ID.
Назвать файл по naming convention.
Занести файл в master index.
Определить, нужен ли операционный реестр.
Если нужен, создать или обновить запись в реестре.
Привязать decision ID, если документ утверждается управленчески.
Установить confidentiality class.
Проверить external release flag.
При замене версии пометить старую как superseded.

8. Связь с workbook

Текущий рабочий workbook реестров:

models/dev_corp_operational_registers_v0_2.xlsx

На следующем этапе v0.3 должен получить расширенный Document_Map или Register_Links, где строки master index будут связываться с договорами, платежами, рисками, ковенантами, продажами, related-party и решениями.