Главная / Договоры, шаблоны и архив
Клиентский портал →
Договоры, шаблоны и архивdocs/34_document_management_archive.md

Document management и архив проекта

Дата: 2026-06-01

Документ описывает систему data room, реестров, хранения документов, контроля версий и архива закрытия девелоперского проекта.

1. Цель

Документы должны позволять:

  • пройти банк;
  • пройти налоговую проверку;
  • защитить расходы и НДС;
  • подтвердить стройку;
  • подтвердить продажи;
  • закрыть SPV;
  • защититься в суде;
  • передать проект в эксплуатацию;
  • восстановить историю решений.

2. Project data room

Структура:

00_index
01_corporate
02_land
03_permits
04_design
05_bank
06_finance_model
07_tax
08_contracts
09_construction
10_sales
11_related_party
12_governance
13_risks_claims
14_commissioning
15_handover_warranty
16_closure_archive

3. Обязательные реестры

  • реестр юрлиц;
  • реестр договоров;
  • реестр платежей;
  • реестр актов;
  • реестр внутригрупповых сделок;
  • реестр банковских ковенантов;
  • реестр рисков;
  • реестр разрешений;
  • реестр проектной документации;
  • реестр change orders;
  • реестр продаж;
  • реестр претензий;
  • реестр судебных дел;
  • реестр налоговых позиций;
  • реестр закрытия.

4. Правила именования

Формат:

YYYY-MM-DD__company__counterparty__document_type__short_description__v01.ext

Пример:

2026-06-01__SPV_Project1__BankA__term_sheet__project_finance__v01.pdf

5. Контроль версий

Правила:

  • не перезаписывать финальные версии без новой версии;
  • хранить signed copy отдельно;
  • draft и signed разделять;
  • фиксировать автора изменения;
  • хранить approval;
  • не держать критические документы только в email.

6. Договорный архив

По каждому договору:

  • карточка договора;
  • подписанная версия;
  • приложения;
  • ТЗ;
  • смета;
  • approvals;
  • акты;
  • счета;
  • счета-фактуры;
  • платежи;
  • переписка;
  • закрывающий акт;
  • претензии.

7. Налоговый архив

Хранить:

  • tax memo;
  • НДС-регистр;
  • первичку;
  • счета-фактуры;
  • акты;
  • proof of services;
  • KYC контрагентов;
  • related-party approvals;
  • расчеты рыночности;
  • раздельный учет.

8. Банковский архив

Хранить:

  • term sheets;
  • кредитную документацию;
  • отчеты банку;
  • covenant reports;
  • drawdown requests;
  • bank approvals;
  • escrow reports;
  • related-party approvals;
  • переписку.

9. Строительный архив

Хранить:

  • проектную документацию;
  • экспертизу;
  • РНС;
  • КС-2/КС-3;
  • исполнительную документацию;
  • акты скрытых работ;
  • change orders;
  • технадзор;
  • фото;
  • ввод;
  • дефектные ведомости.

10. Продажный архив

Хранить:

  • price lists;
  • approvals скидок;
  • CRM выгрузки;
  • ДДУ;
  • брони;
  • ипотечные документы;
  • рекламные материалы;
  • отчеты брокеров;
  • escrow payment confirmations.

11. Архив закрытия SPV

Перед закрытием:

  • банк закрыт;
  • налоги закрыты;
  • договоры закрыты;
  • претензии закрыты/зарезервированы;
  • гарантийные обязательства понятны;
  • документы переданы в archive folder;
  • инвесткомитет утвердил closure memo.

12. Контроль доступа

Разделить доступ:

  • investor view;
  • bank view;
  • tax adviser view;
  • legal view;
  • construction view;
  • sales view;
  • full internal admin.

Секреты и пароли не хранить в общей wiki. Для них использовать отдельный защищенный sources/credentials контур.

13. Вывод

Архив — это не бюрократия после проекта. Это система защиты денег, налоговой позиции, банковского доверия и юридической безопасности. Если документ нельзя найти, для банка/налоговой/суда его почти не существует.

14. Нормативная опора архива

Дата проверки: 2026-06-08.

Категория Основная норма Правило
Бухгалтерские документы статья 29 402-ФЗ хранить по правилам архивного дела, но не менее установленного законом минимума; обеспечить защиту от изменений
Налоговые документы статья 23 НК РФ и специальные нормы срок определяется видом документа и налоговой обязанностью; нельзя ставить единый срок для всего архива
Управленческие документы 125-ФЗ; приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 применять перечень типовых документов и сроки хранения
Научно-техническая и производственная документация приказ Росархива от 28.12.2021 N 142 отдельно классифицировать проектную, техническую и производственную документацию
Кадровые документы ТК РФ; 125-ФЗ; перечни Росархива часть документов имеет длительные сроки хранения
Персональные данные 152-ФЗ хранить не дольше целей обработки, если иной срок не установлен законом; ограничить доступ
Корпоративные документы ГК РФ, 14-ФЗ, 129-ФЗ, архивные перечни решения, уставы, реестры и документы о правах сохраняются по отдельной категории
Документы ликвидации ГК РФ, 129-ФЗ, 125-ФЗ до прекращения определить место и порядок дальнейшего хранения

Официальные источники:

  • Росархив, действующие перечни: https://archives.gov.ru/perechni-dokumentov.shtml;
  • приказ Росархива N 236: https://archives.gov.ru/documents/prik236_2019.shtml;
  • 402-ФЗ: https://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001201112070017;
  • Роскомнадзор, обязанности операторов: https://22.rkn.gov.ru/p10331/p32018/.

Матрица сроков хранения

Для проекта должна вестись отдельная таблица:

тип документа
-> нормативный источник
-> статья перечня
-> начало исчисления срока
-> срок
-> владелец
-> место хранения
-> персональные/конфиденциальные данные
-> основание уничтожения

Нельзя уничтожать документ только потому, что завершен проект или ликвидировано создавшее его юридическое лицо.

Рабочий нормативный реестр: docs/97_legal_basis_register_v01.md.